【無駄】会議中に失われるものの大きさに気づこう。



お仕事整形外科医です。


医療系のお仕事は、会議が非常に多いですよね。


医療安全・経営など内容によるカテゴリーもあれば、病棟・オペ室など部門によるカテゴリーもあります。


医療系の会議の大きな特徴として、「一度始めてしまうとなかなかやめられない」といものがあります。


理由は、掲げている目標が非常に立派なものであるためです。


「患者さんの満足度をあげたい!」・「医療事故を減らしたい!」など目標は立派です。


始めてしまうと、止めるときには「え?これ大事だと思ってもらえてないの?」という変な誤解を生んでしまうことが生じ得ます。

本来なら、会議を始めるタイミングで何を目標にしているのかを具体的にしたほうがいいだろうね。
具体性のない会議は時間と金を食うだけや。。

この記事の内容まとめ
  1. 会議は事前に参加者への内容の周知が必須
  2. 会議で行うのは決定事項の確認と意見確認
  3. 必ず期限のある「to do」を作成する
  4. 会議の見直しを定期的に行う決まりをつくる





会議は準備で8割きまる

よくある会議としては、当日会議中に参加者に議題を伝え、それについてウンウン考えるという会議ですよね。


これは非常に効率が悪く、司会者が意見を求めても、「シーン」ということが多々あります。


参加者は、突然聞かれた内容に頭をフル回転させても、意見をまとめるには時間がかかりますし、そもそも持って帰って現場の意見を聞かないと発言できない内容もあります。


また、発言すると、「じゃあ、その案件君がやっといてね」と言われてしまうリスクもあり、発言自体しないという風潮も見られます。


まとめると、

  • 会議の内容は事前に告知して、各部署で話し合ってきてもらう
  • 会議は意思決定の確認に重きをおくべき
  • 発言した人に全ての仕事を押し付けない事は重要


始めの2つは、とにかく会議前の準備段階が大事だということです。


ここがうまくいっていないと、ただ頭を付き合わせるだけの無駄な時間を過ごします。


大人数での、無駄な時間は金銭で考えると非常に大きな損失です。


医師も看護師も時給換算ではなかなかの金額をもらっていますし、それが大人数となると損失は甚大です。

to doの作成する

よくあるダメな会議は、結局この会議で何を得られたのかわからず、ただ時間を過ごしてしまい、各部署に戻ってもアウトプットが特にないというものです。


だれが、いつまでに、なにをするべきかを明確にするべきであり、これがない会議はやめることを検討するべきです。

会議の見直しを定期的に行う

会議を見直す機会を年に1回など定期的に行うべきです。


その際、目標としては重要なものであっても、成果がないもの、機能していないものについては潔く切り捨てるか、統合するということを決めておいたほうがいいです。


会議の重要性もさることながら、成果のない会議で失うもの、それに伴い他の問題に取り組む機会の損失を、組織と共有したほうがいいように感じます。

まとめ

人的資産は、非常に重要です。


それを大切に扱うためにも、会議を見直し、改善する事は必要事項だと思います。




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